Protocollo e Archivio

Attività:
- Protocollazione della posta in entrata (cartacea o trasmessa agli indirizzi di posta elettronica istituzionali);
- Gestione Albo Pretorio e pubblicazioni per richieste da parte di soggetti esterni al Comune di Cervia;
- Gestione degli atti depositati presso la casa comunale (atti amministrativi, giudiziari o tributari destinati a cittadini residenti nel Comune di Cervia che non sono stati trovati in casa al momento della notifica da parte degli Agenti Notificatori);
- Gestione dell’archivio di deposito generale (pratiche concluse da meno di 40 anni).

Informazioni sulla gestione documentale dell'Ente:
Le procedure di trattamento della documentazione e le modalità di trasmissione o spedizione sono descritte nel "Manuale di gestione del sistema documentario" adottato dal Comune di Cervia e pubblicato nella sezione "Amministrazione trasparente", raggiungibile cliccando qui.

Informazioni di carattere generale per le comunicazioni telematiche tramite posta elettronica:
- Posta elettronica certificata (PEC) istituzionale: comune.cervia@legalmail.it
Riceve solo da caselle PEC.
I messaggi pervenuti su questa casella saranno acquisiti al Protocollo Generale dell'Ente.*
Al momento della protocollazione il mittente riceverà una comunicazione automatica contenente il numero del protocollo assegnato.
Informazioni sulla documentazione trasmessa e/o sullo stato del procedimento dovranno essere richieste al servizio dell'Ente al quale compete il relativo trattamento.
- Posta elettronica ordinaria (PEO): protocollo@comunecervia.it
Riceve da caselle di posta ordinaria (mail).
Al messaggio di posta elettronica dovrà essere allegata copia di un documento di identità in corso di validità.
I messaggi pervenuti su questa casella saranno acquisiti al Protocollo Generale dell'Ente.*
Al momento della protocollazione il mittente riceverà una comunicazione automatica contenente il numero del protocollo assegnato.
Informazioni sulla documentazione trasmessa e/o sullo stato del procedimento dovranno essere richieste al servizio dell'Ente al quale compete il relativo trattamento.

* Non sono acquisiti al Protocollo Generale dell'Ente le tipologie di documentazione di cui all' Allegato "g" del "Manuale di gestione del sistema documentario" adottato dal Comune di Cervia, delle quali si segnalano:

- MESSAGGI ANONIMI, INVITI A MANIFESTAZIONI/EVENTI, OFFERTE/LISTINI PREZZI/PREVENTIVI NON RICHIESTI, CURRICULA E DOMANDE DI ASSUNZIONE NON RICHIESTE, MATERIALE CONOSCITIVO E PUBBLICITARIO IN GENERALE;

- MESSAGGI CON RICHIESTE DI INFORMAZIONI, APPUNTAMENTI O DOMANDE SIMILARI che devono sempre essere trasmessi alla casella di posta elettronica dell'ufficio o servizio di riferimento. Nel caso non si conosca l'ufficio o il servizio del Comune al quale indirizzare la richiesta è possibile rivolgersi all'Ufficio relazioni con il pubblico, email: cerviainforma@comunecervia.it.

* Non sono accettati e conseguentemente non sono acquisiti al Protocollo Generale dell'Ente:
- MESSAGGI DA SOGGETTI PRIVATI (SIA PERSONE FISICHE CHE PERSONE GIURIDICHE) CONTENENTI ALLEGATI DEPOSITATI TEMPORANEAMENTE SU QUALUNQUE TIPO DI URL/LINK.